1、以学院名义开展学术活动，均需提前填写此表，院系分管领导签字后报送科研秘书处留存备案。
2、组织者应提前三天在学院网站以及学校网站发布活动通知，通知标题统一用“威廉希尔学术报告——XXXXXXX（如：微波光子学及其应用）”。活动结束后2日内，在学院网站对接相应系新闻负责人发布新闻通讯稿，并提交纸质、电子材料及活动照片等至科研秘书处。
3、报告组织者应预先做好安排，如，活动场地的申请登记、通知相关教师员工参会、邀请领导专家参会、多媒体系统调试、活动现场服务（摄影等）及其他工作。